1 . Denk na over hoe u wilt dat uw bestanden laden die worden georganiseerd . Als een systeem opkomt - rekeningen in een lade in een andere fiscale informatie , enz. - aantekeningen op een pad van paper.
2 . Ga door elke lade per keer , maak een korte lijst van de inhoud . Als u al bestanden ingesteld, voert u de bestandsnamen en content.
3 . Zoek een schone werkplek , zoals een bureau of tafel en neem een eerste blik door alle losse vellen papier . Zoek classificatie van documenten in stapels op basis van hoe je wilt dat de georganiseerde credit card rekeningen in een stapel , onkostennota's in een ander en ga zo maar door . Dit is een goed moment om vernietiging verouderd items voor opslag of shredding.4 zetten . Zodra alle geclassificeerde artikelen, gescheiden , het toevoegen van nieuwe categorieën aan de list.
5 . Kijk goed naar de lijst en beslissen over de meest geschikte wijze van organisatie voor u , uw kantoor of thuis . Voor baan bestanden , wilt u misschien een dossier per project /afdeling voor persoonlijke bestanden , kunt u ze scheiden naar soort factuur. Merk op dat u wilt misschien sub - regelen van de items per maand of year.
6 . Maak een nieuwe lijst met bestanden die u nodig hebt om het label te reinigen. Plaats elke doos op een aparte pagina . Aan de linkerkant van de pagina , de lijst van de "class "-bestanden , die meestal zijn opknoping mappen. Aan de rechterkant van de pagina , de lijst van individuele bestanden die u wilt in elke categorie zijn meestal mappen . Bijvoorbeeld , kan een hangende bestand label " rekeningen van de creditcard " mappen label " MasterCard " , " Visa " en bevatten " Gas Card , of u kunt bestanden met het label" Rekeningen 2005 " , " projecten Act 2004 " en ga zo maar door .
7 . Zorg ervoor dat u alle benodigdheden die u nodig hebt . Een reeks van bestanden met opknoping bestanden Manila , goed aangegeven , is een geweldige manier om elk bestand systeem te organiseren. Ga naar een kantoorboekhandel en kies de juiste maat bestanden , samen met uw keuze van etiketten bestand folder.
8 . Het typen en /of print uw bestand labels. Solliciteer etiketten voor opknoping mappen en Manilla bestand folders.
9 . Ga door je bestand lades , een voor een , en zet in de nieuwe lege bestanden in alfabetische volgorde . Nu spoelen alle oude bestanden en zet de papieren op de juiste plaats . Doe hetzelfde voor elke losse paperwork.10 . Leg een passend etiket aan de buitenkant van elk bestand lade en trek alle oude mappen onaangenaam. Nu bent u klaar ! Advies * Als je de ontwikkeling van uw organisatie- systeem , erachter te komen hoe vaak je nodig hebt om de elementen van zijn depot te gebruiken. Zet de bestanden die u het meest gebruikt in de voorkant van de lade of op een locatie die gemakkelijke toegang. Je zou zelfs willen een deel van zijn dossierlade specifiek gewijd aan werken in uitvoering . * Als u zich zorgen maakt over waar u uw mappen opnieuw bent , kunt u een tweede lijn gezet in de map bestand op de opneming van een kleinere omvang van de bron bestanden die zijn opgehangen , in sommige etiketteersystemen voorverpakt om deze optie te bieden in de software . * Wees niet bang om verschillende bestandssystemen op verschillende manieren creëren. Uw bestanden van het kantoor aan huis hoeft niet dezelfde configuratie van uw werk bestanden. * Wees geduldig als je problemen met het vinden dingen op het eerste hebben . U kunt altijd een lijst met bestanden afdrukken en plak de zijkant van de kast . * U hoeft niet alles weg in te dienen om te worden georganiseerd . Houd een dienblad op je bureau of in de buurt van uw archiefkast van de onderwerpen gepresenteerd , en natuurlijk een keer per week of wanneer vol . * Deze stappen werken en archiveren van documenten op uw computer , ook! Waarschuwingen * Wanneer je begint te bouwen losse papieren , niet zomaar beginnen met het maken van nieuwe bestanden , dat is de manier om chaos en wanorde . . Controleer eerst om ervoor te zorgen dat een bestand niet bestaat * Als u geen nieuw bestand nodig , maar denk aan de meest logische plek om te zetten , in plaats van het in de bovenste lade wordt geopend
Door: . Shinyumi